Offre d’emploi chez Autonomik! : adjoint-e à l’administration

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Adjoint-e à l’administration

Sommaire  des  responsabilités

Sous  la  supervision  du  directeur, la personne  titulaire  du  poste  est  responsable de :

  1. Préparer l’ensemble des documents pour la tenue de livre;
  2. Préparer l’ensemble de la correspondance, des publications et des présentations;
  3. Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services et organismes;
  4. Gérer l’agenda de la direction;
  5. Commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire;
  6. Répondre aux demandes de renseignements reçues et transmettre les communications aux personnes concernées;
  7. Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d’information;
  8. Formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau;
  9. Accueillir les visiteurs;
  10. Consigner et préparer les comptes-rendus des réunions d’équipe;
  11. Organiser les déplacements du personnel et faire les réservations nécessaires;
  12. Compiler, s’il y a lieu, des données, des statistiques et d’autres renseignements, afin d’appuyer les activtés de recherche;
  13. Superviser et former, s’il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l’utilisation de logiciels courants;
  14. Faire occasionnellement le lien entre les clients et les opérateurs techniques ou un service de dépannage automobile;
  15. Se déplacer occasionnellement pour l’inspection d’un véhicule;
  16. Organiser, s’il y a lieu, des conférences;
  17. Accompagner occasionnellement le directeur ou un membre du conseil d’administration dans des tâches de représentation;
  18. Assurer le lien entre la direction et les partenaires.

 

Sommaire  des  compétences nécessaires

 

Formation et expérience requises :

  1. Un programme collégial d’un ou de deux ans en techniques de bureau, en administration et comptabilité ou toute autre formation post-secondaire pertinente.
  2. Expérience d’au moins deux ans dans le domaine.

 

Connaissances générales :

  1. Français lu, écrit, parlé, impeccable;
  2. Anglais lu, écrit, parlé, fonctionnel;
  3. Connaissances de base des outils et méthodes de bases en suivi de dossiers, prises de note, réception, secrétariat, etc.;
  4. Connaissances de base en tenue de livre, comptabilité d’exercice, comptabilité par projet, facturation, taxes, paies, etc.;
  5. Une bonne connaissance du milieu de la mobilité, du milieu communautaire et des milieux politiques constitue un atout majeur.

Informatique :

  1. Connaissance approfondie de la suite Office (maitrise de Word et Excel exigée);
  2. Connaissance des outils Google (Gmail, Drive, Forms, Agenda, Tasks, etc.);
  3. Connaissance de SAGE 50 un atout;
  4. Connaissance des médias sociaux, de WordPress, de PREZI et de Mailchimp constitue un atout.

 

Autres critères :

  1. Détenir un permis de conduire et/ou un véhicule constitue un atout majeur;
  2. Pouvoir faire un entretien léger sur une voiture hybride constitue un atout (brancher le véhicule à une borne électrique, remplir le réservoir à lave-vitre, changer un essuie-glace, etc.)

Profil de compétences recherché

  1. Très grande capacité de s’approprier, d’analyser et de prioriser de dossiers complexes;
  2. Grand esprit d’initiative;
  3. Capacité à anticiper les problèmes et à proposer des solutions;
  4. Diplomatie et courtoisie;
  5. Capacité à travailler sous pression et à travailler rapidement.

 

Conditions de travail

  1. 10 h/semaine (horaire souple et/ou variable en fonction des besoin d’Autonomik ou de l’employé-e)
  2. Contrat une durée d’un an (en fonction du développement d’Autonomik, l’employé-e pourrait voir ses heures augmenter avant la fin du contrat).
  3. Salaire : 20$/heure (en fonction du développement d’Autonomik, l’employé-e pourrait voir son salaire augmenter après la fin du contrat).
  4. Date prévue d’entrée de poste : lundi 18 juin.

Veuillez faire parvenir votre CV accompagné d’une lettre de motivation AVANT LE 7 JUIN À MIDI à l’attention de M. Jean-François Lessard, directeur, par courriel à info@autonomik.org.

Merci de ne pas téléphoner (sauf si vous ne recevez pas de courriel confirmant la réception de votre message dans les 24h).

Merci de ne pas vous présenter à nos bureaux.

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées, avant 17h, le vendredi 8 juin.

 

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